ফাইলিং আগুন, ধুলো, পোকামাকড়, চুরি এবং অব্যবস্থাপনা থেকে গুরুত্বপূর্ণ নথির সুরক্ষায় সাহায্য করে পূর্ববর্তী রেকর্ডগুলি অতীত রেকর্ডের ভিত্তি, এবং সেগুলি একটি তাত্ক্ষণিক রেফারেন্স হিসাবে ব্যবহৃত হয়। এটি বিরোধের সময় প্রমাণ এবং আইনি প্রমাণের ডকুমেন্টেশনে সহায়তা করে। এটি ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা প্রণয়নে সাহায্য করে।
ফাইল করা এত গুরুত্বপূর্ণ কেন?
ফাইলিং মানে নস্তাবেজগুলিকে একটি নিরাপদ জায়গায় রাখা এবং সেগুলিকে সহজে এবং দ্রুত খুঁজে পেতে সক্ষম হওয়া … একটি ফাইলিং সিস্টেম হল একটি সংস্থার কেন্দ্রীয় রেকর্ড রাখার ব্যবস্থা। এটি আপনাকে সংগঠিত, পদ্ধতিগত, দক্ষ এবং স্বচ্ছ হতে সাহায্য করে। এটি এমন সব লোকেদেরও সাহায্য করে যাদের তথ্য অ্যাক্সেস করতে সক্ষম হওয়া উচিত সহজে করতে৷
ফাইল করার সুবিধা কি?
একটি ভালো ফাইলিং সিস্টেমের সুবিধা
- ডকুমেন্টারি প্রমাণ। ফাইলগুলি লেনদেনের মূল্যবান ডকুমেন্টারি প্রমাণ গঠন করে। …
- মূল্যবান সহায়তা। …
- চিঠিপত্র পরিচালনায় কোন বিলম্ব নেই। …
- প্রক্রিয়ার নিয়ন্ত্রণ। …
- রেকর্ডের সুরক্ষা। …
- ফলো-আপ ব্যবস্থা। …
- রেফারেন্স ট্রেসিং সহজ৷
অফিসে সঠিকভাবে ফাইল করা কেন গুরুত্বপূর্ণ?
দক্ষতা: অফিসের কর্মীরা সহজেই ভালো ফাইলিং সিস্টেমের অধীনে কোনো বিলম্ব ছাড়াই সঠিকভাবে রেকর্ডগুলি সনাক্ত করতে এবং ব্যবহার করতে পারেন। এর ফলে সময় সাশ্রয় হয় এবং অফিসের কাজকর্মে দক্ষতা আসে। 2. রেডি রেফারেন্স: ফাইলিং ব্যবস্থা অফিসের কর্মীদের প্রাসঙ্গিক কাগজপত্র এবং নথি খুব দ্রুত রেফার করতে সাহায্য করে।
ফাইল করার কাজ কি?
ফাইলিং হল রেকর্ড রাখার । নথিগুলি এমনভাবে ফাইল করা হয় যে সেগুলি যখনই প্রয়োজন হয় তখন পাওয়া যেতে পারে। এটি রেকর্ড রাখার মূল উদ্দেশ্য। যথাযথ ব্যবস্থা ছাড়া বিপুল সংখ্যক রেকর্ড সংরক্ষণ ও পরিচালনা করা যায় না।
